Gestione del Tempo: la tecnica del pomodoro

‘Ma come fai a fare tutto?’

‘Ma quante cose fai?’

Ti mancava un’altra cosa da fare!’

Tutte frasi che mi sento ripetere da non so esattamente quanti anni.

Capita anche a te?

La risposta, vera e semplice, è che NON faccio tutto! Faccio alcune cose, agisco per priorità, faccio ciò che mi serve, mi piace, mi riempie.

Per alcuni faccio sicuramente tante cose, per altri magari ne faccio poche.

Ho scelto università, corsi professionalizzanti, famiglia, attività in proprio e il mio lavoro come coach. Sommateci casa, sport e le belvette (per chi non lo sapesse, ho due cani) e otterrete un gran caos. O per meglio dire, il mio personalissimo ordine.

Questo articolo inaugura la nuova serie di post di cui ho parlato su Instagram (qui il mio profilo @chiara.simionato), una nuova rubrica in cui parleremo di Time Management, Problem Solving e Crescita Personale, tematiche che negli anni ho e sto continuando a eviscerare e studiare per me stessa, per passione, per lavoro e per vivere meglio.

Le cose che ti racconto qui non sono frutto di un mio particolare ingegno. Si tratta di una tecnica base, una delle prime che normalmente si cercano di trasmettere, che ho studiato e sperimentato nel corso degli anni, a cui ho applicato i miei ragionamenti logici e il mio modo di organizzare il tempo.

L’esperienza mi ha portata non solo a saper gestire lo stress e i sovraccarichi di lavoro con notevole forza, ma anche a riconoscere le vere priorità e ad infilare le attività una dietro l’altra in modo consequenziale e logico.

La tecnica di gestione e ottimizzazione del tempo cui ti parlo oggi è la tecnica del pomodoro.

La tecnica del pomodoro nasce negli anni ottanta grazie a Francesco Cirillo, una persona sovraccarica di studio e lavoro che cerca un modo per migliorare la sua produttività.
Prende il nome dal classico timer analogico da cucina a forma di pomodoro.

La tecnica del pomodoro è molto semplice in realtà:

• fai la tua to-do list del giorno
• dopo aver fatto la lista e assegnato le priorità inizia a lavorare dedicando in modo intensivo ad ogni attività 25 minuti, cioè 1 pomodoro:
  • sono 25 minuti senza facebook/instragram,tiktok…
  • sono 25 minuti senza email (a meno che quella non sia la vostra task)
  • sono 25 minuti senza whatsapp/telefono/telegram..
• quando il timer suona alzatevi, interrompete FISICAMENTE quello che state facendo e fate una pausa di 5 minuti
• dopo la pausa riprendete a lavorare per altri 25 minuti, sulla stessa task se vi serve, sulla successiva se l’avete terminata
• ogni 4 pomodori fate una pausa più lunga, tra i 15 e i 30 minuti.

Semplice no?

Quando fate la vostra to-do list assegnate ad ogni task un numero di pomodori che secondo voi sono necessari per finire quel lavoro. Mano, mano che la giornata va avanti, aggiornate quelle prime assegnazioni con il tempo reale che impiegate per le diverse attività. Questa operazione, semplice e apparentemente inutile, vi consentirà di comprendere quanto tempo realmente impiegate per le varie cose che avete da fare, e nel tempo migliorerà moltissimo la vostra capacità di organizzarvi.

La tecnica del pomodoro ci da qualche altro consiglio per farla funzionare al meglio.

Prima di tutto non prolungate le attività! Anche se state lavorando bene, se vi sentite carichi e se sareste portati a dire ‘ancora 5 minuti..’ non fatelo.

È importante interrompere l’attività rispettando le pause imposte, per diverse ragioni:

•  inconsciamente è come se questo metodo vi regalasse disciplina. Si fa così, punto. E se imparate ad adeguarvi svilupperete anche un certo senso di rispetto del dovere e di disciplina in più;
• fermarsi durante un’attività lavorativa quando la state facendo bene e vi sentite produttivi è un buon metodo per ricaricare quella positività prima che finisca. Anziché aspettare che quella carica e quella sensazione di ‘va tutto bene’ finisca, interromperla vi consentirà di ricaricarla;
• le pause servono a voi, cercate di utilizzarle al meglio.

Dopo anni che utilizzo per alcuni periodi o progetti questa tecnica, e che la consiglio anche in sessione o la suggerisco a chi ha il problema della procrastinazione posso darvi una chiave di lettura leggermente diversa dalla tecnica originale. Queste libertà di cui ora ti parlo sono importantissime soprattutto per chi ha una forte tendenza al controllo, ma anche per chi lavora molto bene e sa riconoscere lo stato di Flow.

Sulla base delle esperienze raccolte con l’utilizzo della tecnica del pomodoro posso dirti che:

• se hai bisogno di continuare, fallo. Se quei 25 minuti ti hanno portato in uno stato di flow e ti senti in focus, non sentire il timer come un’imposizione e resta lì, su quella concentrazione, su quella task, fai ciò che senti per te giusto in quel momento.
• alcune task sono più difficili di altre, alcune sono pesanti (energeticamente, sfiancanti). In questo caso potresti aver bisogno di fare una pausa più lunga di 5 minuti. Non aspettare i 4 slot per prenderti quei 15/20 minuti, se ne hai bisogno subito, prendili. La cosa importante è che le pause siano ristorative e attive. Fai qualcosa, non rimanere al cellulare in divano. Sfruttale per cucinare, bere qualcosa, sgranchire le gambe, uscire in giardino, chiamare un’amica…
• metti il timer sul telefono e attiva la modalità aereo, lasciando il telefono girato a faccia in giù. Limita le distrazioni e agevola la tua concentrazione.

Se fate fatica ad evitare i social e le risposte su Whatsapp vi suggerisco invece di inserire nella vostra to-do list una task dedicata all’aggiornamento social e alle risposte ai messaggi e assegnatele 1 pomodoro, sapete che avete 25 minuti concentrati in cui risponderete a tutti e farete tutto ciò che serve.

Ti riporto una considerazione importantissima.
Parallelamente alle skills organizzative vanno coltivate anche quelle di crescita personale per imparare a conoscere noi stessi.

Il time management non deve diventare una gabbia in cui auto-intrappolarsi, ma deve essere una pratica utilizzata a nostro vantaggio.

Io credo che le tecniche di organizzazione del tempo e gestione della produttività siano da utilizzare per sentirci più liberi e leggeri.

Non credo nella monotonia e nella routine, ma credo che delle buone abitudini aiutino e servano a tutti, ma che non necessariamente debbano essere incastonate in precisi schemi giornalieri e non sono una di quelle persone che organizza la sua giornata al minuto.

Io amo organizzare le giornate, il mio lavoro e le mie task e riuscire ad essere sempre più produttiva, ma negli anni ho imparato anche a concedermi il mio spazio e a conoscere i miei limiti.

Le mie riflessioni:

• se un’attività non ti riesce, se oggi “mannaggia proprio non ho la testa”, “non riesco a scrivere”, “non riesco a fare niente”, “non ho concentrazione”. Bene: smetti di fare quella cosa, fanne un’altra completamente diversa. Il succo è non impuntarsi e imparare a riconoscere i momenti no per sfruttare quel tempo facendo altro anziché sprecarlo.
• impara, con il tempo, a capire che le vere urgenze sono poche. Imparare a a gestire l’ansia e dare la giusta importanza al lavoro è fondamentale.
• stacca completamente la spina dal lavoro ad orari umani.

Attenzione: questo non vuol dire che non lavorerai mai la sera o di notte. Ci sono periodi in cui bisogna immergersi, e si lavora più del solito. La cosa importante in questi momenti è non perdere di vista noi stessi. Dormire è necessario e alternare il lavoro ad altre attività ti renderà più performante, compreso questo puoi affrontare anche periodi intensi, concedendoti poi uno stacco per un giorno o due.

In Italia siamo convinti che più lavoriamo e più mostriamo di aver lavorato più siamo importanti, bravi e riconosciuti socialmente, mentre nel resto del mondo le aziende riducono l’orario di lavoro a 6 ore e aumentano la produttività.

La nostra società e il mondo in cui siamo cresciuti ci hanno inseriti all’interno di questo modo di pensare sbagliato su quanto sia un riconoscimento sociale lavorare 12-13 ore al giorno, niente di più sbagliato! Dobbiamo lavorare per cambiare questa visione delle cose e imparare a capire che se riusciamo a essere più produttivi in 6 ore viviamo meglio! E di vita, lo sappiamo, ne abbiamo una.

Imparare a conoscere noi stessi è fondamentale per governare le tecniche di organizzazione del tempo senza che diventino delle gabbie.

Hai mai provato ad utilizzare la tecnica del pomodoro? Se si, con che risultati?