time management

‘Ma come fai a fare tutto?’

‘Ma quante cose fai?’

Ti mancava un’altra cosa da fare!’

Tutte frasi che mi sento ripetere da non so esattamente quanti anni.

Capita anche voi?

Ancora non ho capito se la mia è una dote, un talento o se le persone che me lo chiedono esagerano, sta di fatto che in questi anni ho cercato di migliorare le mie skills organizzative, soprattutto per gli svariati impegni a cui mi sono sottoposta.

Ho scelto università, corsi professionalizzanti, attività in proprio e il mio lavoro da freelance. Sommateci casa, sport e le belvette (per chi non lo sapesse, ho due cani) e otterrete un gran caos. O per meglio dire, il mio personalissimo ordine.

Questo articolo inaugura la nuova serie di post di cui vi ho tanto parlato su Instagram (qui il mio profilo @chiara.simionato), una nuova rubrica in cui parleremo di Time Management, Problem Solving e Crescita Personale, tematiche che negli ultimi anni ho e sto continuando a eviscerare e studiare per me stessa, perché diciamocelo: trovare il nostro posto nel mondo non è mica facile.

Le cose che vi racconto qui non sono frutto di un mio particolare ingegno. Si tratta di una tecnica abbastanza basilare, una delle prime che normalmente si cercano di trasmettere, che ho studiato e sperimentato nel corso degli anni, a cui ho applicato i miei ragionamenti logici e il mio modo di organizzare il tempo.

L’esperienza mi ha portata non solo a saper gestire lo stress e i sovraccarichi di lavoro con notevole forza (oh, diamo a Cesare quel che è di Cesare, come si suol dire) ma anche a riconoscere le vere priorità e ad infilare le attività una dietro l’altra in modo consequenziale e logico.

Sono una persona che per lavoro e per diversi impegni familiari si sposta spesso, quindi devo saper organizzare famiglia, appuntamenti di lavoro e i miei impegni personali in base a dove mi trovo, che non è sempre così scontato, anzi forse questa è stata una delle migliori palestre degli ultimi anni.

Dunque, bando alle ciance.

Vediamo alcune tecniche che potreste sfruttare per iniziare a gestire meglio il vostro tempo.

La prima tecnica che vi suggerisco di provare, se non l’avete mai fatto, è la tecnica del pomodoro.

Su le mani in quanti di voi la conoscono?!

La tecnica del pomodoro nasce negli anni ottanta grazie a Francesco Cirillo, una persona sovraccarica di studio e lavoro che cerca un modo per migliorare la sua produttività.
Prende il nome dal classico timer analogico da cucina, che sicuramente tutti noi abbiamo in mente, a forma di pomodoro.

La tecnica del pomodoro è molto semplice in realtà:

  • fate la vostra to-do list del giorno (avete letto il mio articolo sulle to-do list? Se non l’avete fatto, rimediate subito e scoprite come le utilizzo giornalmente e quali strumenti uso!)
  • dopo aver fatto la lista e assegnato le priorità iniziate a lavorare dedicando in modo intensivo ad ogni attività 25 minuti, cioè 1 pomodoro:
    • sono 25 minuti senza facebook
    • sono 25 minuti senza email (a meno che quella non sia la vostra task)
    • sono 25 minuti senza whatsapp/telefono/instagram/..
  • quando il timer suona alzatevi, interrompete FISICAMENTE quello che state facendo e fate una pausa di 5 minuti
  • dopo la pausa riprendete a lavorare per altri 25 minuti, sulla stessa task se vi serve, sulla successiva se l’avete terminata
  • ogni 4 pomodori fate una pausa più lunga, tra i 15 e i 30 minuti.

Semplice no?

A questo procedimento vi consiglio anche di aggiungere un passaggio importante per migliorare la vostra capacità di pianificare il lavoro e la giornata. È un suggerimento che ho trovato e accolto in uno degli articoli di Efficacemente.

Quando fate la vostra to-do list assegnate ad ogni task un numero di pomodori che secondo voi sono necessari per finire quel lavoro. Mano, mano che la giornata va avanti, aggiornate quelle prime assegnazioni con il tempo reale che impiegate per le diverse attività. Questa operazione, semplice e apparentemente inutile, vi consentirà di comprendere quanto tempo realmente impiegate per le varie cose che avete da fare, e nel tempo migliorerà moltissimo la vostra capacità di organizzarvi.

Per far si che questa tecnica sia efficace però dovete fare attenzione ad alcune cose.

Prima di tutto non prolungate le attività! Anche se state lavorando bene, se vi sentite carichi e se sareste portati a dire ‘ancora 5 minuti..’ non fatelo.

È importante interrompere l’attività rispettando le pause imposte, per diverse ragioni:

  •  inconsciamente è come se questo metodo vi regalasse disciplina. Si fa così, punto. E se imparate ad adeguarvi svilupperete anche un certo senso di rispetto del dovere e di disciplina in più;
  • fermarsi durante un attività lavorativa quando la state facendo bene e vi sentite produttivi è un buon metodo per ricaricare quella positività prima che finisca. Anziché aspettare che quella carica e quella sensazione di ‘va tutto bene’ finisca, interromperla vi consentirà di ricaricarla;
  • le pause servono a voi, cercate di utilizzarle al meglio.

 

Prima vi ho scritto di interrompere fisicamente l’attività.

Per me questa è una delle chiavi fondamentali. Se sto lavorando alla scrivania, qualsiasi cosa io stia facendo, in quelle pause mi alzo.

Le sfrutto per fare altre cose, non di lavoro, ma che comunque servono e mi aiutano a distrarmi e lasciar andare la mente e il subconscio a lavorare per me. Il classico è fare la lavatrice, oppure altri lavoretti di casa semplici e veloci.

Nelle pause più lunghe potreste inserirci una passeggiata, un caffè con i colleghi se lavorate in ufficio, anche uscire dal luogo di lavoro è una buona tecnica per rinfrescare la testa e fare una vera pausa. Vi sconsiglio di utilizzare le pause brevi per Facebook/Instagram/Whatsapp ecc, specialmente se lavorate a computer. Passare da un device all’altro non vi darà la sensazione di staccare davvero e rischiate solo di affaticare la vostra mente e danneggiare la vostra produttività.

Se fate fatica ad evitare i social e le risposte su Whatsapp vi suggerisco invece di inserire nella vostra to-do list una task dedicata all’aggiornamento social e alle risposte ai messaggi e assegnatele 1 pomodoro, sapete che avete 25 minuti concentrati in cui risponderete a tutti e farete tutto ciò che serve. Io ad esempio il telefono lo tengo in un’altra stanza, oppure sulla libreria alle mie spalle, proprio per non vederlo. Lascio la suoneria solamente alle chiamate, e decido se rispondere in base a chi chiama. Anche qui: il consiglio è di chiedere se ci si può risentire più tardi, per evitare le distrazioni e tenere alta la concentrazione in quei 25 minuti intensi.

Questi argomenti mi stanno molto a cuore ma a mio parere, in tutti gli articoli che ho letto e anche in molti dei libri sul tema time management, manca una considerazione importantissima.
Parallelamente alle skills organizzative dovete coltivare anche quelle di crescita personale e imparare a conoscere voi stessi.

Il time management non deve diventare una gabbia in cui auto-intrappolarsi, ma deve essere una tecnica utilizzata a nostro vantaggio.

Troppo spesso leggo o sento persone lamentarsi di quanto sia complicato ogni giorno lavorare ‘a pomodori’, oppure mi capita di sentirne altre convinte che il loro sistema di pomodori, to-do list, meditazione, doccia fredda, routine ripetitiva, orari da rispettare quotidianamente (e guai a variarli!), sia la manna dal cielo, quel qualcosa che gli ha risolto la vita.

 

Bene, io non sono di questa scuola di pensiero.

Se avete bisogno di quel tipo di gabbia, non sono la persona giusta a cui chiedere suggerimenti e consigli.

Io credo che le tecniche di organizzazione del tempo e gestione della produttività siano da utilizzare per sentirci più liberi e leggeri.

Non credo nella monotonia e nella routine, credo che delle buone abitudini aiutino e servano a tutti, ma che non necessariamente debbano essere incastonate in precisi schemi giornalieri e non sono una di quelle persone che organizza la sua giornata al minuto.

Non so se questo mio modo di vedere le cose sia giusto o sbagliato, ma per me è così.

Io amo organizzare le giornate, il mio lavoro e le mie task e riuscire ad essere sempre più produttiva, ma negli anni ho imparato anche a concedermi il mio spazio e a conoscere i miei limiti.

Le mie riflessioni:

  • se un’attività non vi riesce, se oggi mannaggia proprio non ho la testa, non riesco a scrivere, non riesco a fare niente, non ho concentrazione. Bene: smettete di fare quella cosa, fatene un’altra completamente diversa (io spesso interrompo per un po’ di Yoga, una passeggiata con i cani o, se sono in ufficio, esco per un caffè, un po’ d’acqua o chiedo un confronto ad un collega su un tema completamente diverso da ciò che sto facendo. Il succo è non impuntarsi e imparare a riconoscere i momenti no per sfruttare quel tempo facendo altro anziché sprecarlo.
  • imparate, con il tempo, a capire che le vere urgenze sono poche. Dovete riuscire a gestire l’ansia e dare la giusta importanza al vostro lavoro.
  • staccate completamente la spina ad orari umani. Se ne avete la possibilità non lavorate oltre le 18/19, dedicate la serata ad attività sportive o ludiche che siano esterne al lavoro. Gli straordinari affaticano e non vi rendono automaticamente più performanti.

Attenzione: questo non vuol dire che non lavorerete mai di notte. Ci sono periodi in cui bisogna immergersi, e si lavora più del solito. La cosa importante in questi momenti è non perdere di vista voi stessi. Dormire è necessario e alternare il lavoro ad altre attività vi renderà più performanti, compreso questo potete affrontare anche periodi intensi, concedendovi poi uno stacco per un giorno o due.

In Italia siamo convinti che più lavoriamo e più mostriamo di aver lavorato più siamo importanti, bravi e riconosciuti socialmente, mentre nel resto del mondo le aziende riducono l’orario di lavoro a 6 ore e aumentano la produttività. La nostra società e il mondo in cui siamo cresciuti ci hanno inseriti all’interno di questo modo di pensare sbagliato su quanto sia un riconoscimento sociale lavorare 12-13 ore al giorno, niente di più sbagliato! Dobbiamo lavorare per cambiare questa visione delle cose e imparare a capire che se riusciamo a essere più produttivi in 6-8 ore viviamo meglio, e di vita, lo sappiamo, ne abbiamo una.

Imparare a conoscere voi stessi è fondamentale per governare le tecniche di organizzazione del tempo senza che vi sovrastino o che diventino delle gabbie.

Voi cosa ne pensate?

Avete mai provato ad utilizzare la tecnica del pomodoro? Se si, con che risultati?

Parliamone assieme, scrivetemi qui o in direct sul mio profilo instagram e confrontiamoci!

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