TO-DO LIST: consigli e strumenti utili

Oggi parliamo di produttività e delle famosissime to-do list.

È da un po’ di tempo che sul mio profilo instagram (@chiara.simionato) mi chiedete consigli sulla questione, dato che più volte ne ho parlato nelle mie Stories. Ora vi dirò come mi organizzo io, gli strumenti che uso e a cosa servono davvero queste liste secondo me!

 

Piccola premessa: per to-do list intendiamo la lista delle cose che una persona deve fare, nel giorno, nella settimana, nel mese […]

 

To-do list: come sono organizzata

Normalmente le mie to-do list sono giornaliere.

Se riesco le faccio la sera, o comunque prima di ‘smettere di lavorare’ e organizzo il giorno seguente.

Lo scorso anno avevo un quaderno, tipo Moleskin per capirci, che usavo per appunti vari, che nel tempo era diventato esclusivamente di to-do list. Mi ci trovavo molto bene, ma quest’anno ho affinato la tecnica e mi sono organizzata in modo leggermente diverso, seppur banale: uso la mia agenda.

Ho acquistato una delle agende di Mr Worderful (che amo, sono una cancelleria-lover, comprerei miliardi di quaderni, agende, planner, planner da scrivania, penne….), l’ho scelta giornaliera, proprio per avere spazio a sufficienza per scrivere sia impegni di vario genere che le mie liste.

Di seguito vi racconto  come la uso io, ma tenete presente che dovete trovare il vostro metodo, perché non c’è un sistema universale e soprattutto dovete tenere duro per un po’, finché non diventa un’abitudine.

Prima di tutto chiariamo una cosa: la mia agenda è sia per Lavoro che per impegni Personali, non uso due sistemi diversi.

Secondo chiarimento doveroso: sì, uso anche i calendari del telefono. Mi segno sul telefono tutti gli appuntamenti fissati (medico, incontri, corsi, riunioni ecc), per potermi mettere un reminder e avere comunque un overview veloce sempre a disposizione. E altro sì, uso i calendari condivisi: con il team per il lavoro, con la mia Dolce Metà per gli appuntamenti di Casa – e in aggiunta ho i miei personali, nei periodi particolarmente intensi ne ho diversi e suddivisi per task – progetto (per gestire dead line senza perdere il filo).

Detto questo, il telefono per me non è uno strumento sufficiente per il lavoro, ho bisogno di segnarmi le cose a mano, potendo scrivere di più, e concedendomi la soddisfazione di depennare man mano.

 

Quindi, torniamo alla mia agenda.

 

Normalmente nella parte alta della pagina del giorno segno gli appuntamenti di lavoro, in basso segno quelli personali.

Nel mezzo inserisco le to-do list, ma non c’è mai una regola fissa, dipende sempre da cosa devo fare e da cosa mi viene in mente.

Incrocio anche diverse liste, non scrivo solo quello che devo fare ma, se mi vengono delle idee, ad esempio dei titoli per articoli del blog, o idee per un progetto che sto seguendo, le segno tutte a mo’ di elenco, ma tengo tutto debitamente separato.

Detta così sembra un caos, ed è per questo che vi ho detto dal principio che dovete trovare il vostro metodo, perché questo è il mio caos, ed è tutto perfettamente chiaro, per me.

Ipotizziamo che sia lunedì e che io non abbia fatto la to-do list domenica o sabato.

Solitamente quando mi metto al computer ho già una montagna di cose che frullano in testa: stooop!

Prima di incasinarmi e di concludere poco niente mi fermo, respiro, prendo l’agenda e con ordine butto giù TUTTO quello che mi viene in mente.

Se contemporaneamente mi vengono flash di cose diverse ( ‘oddio devo fare questo-questo-equestaltro – entro oggi per il commercialista’ – tipico ) inizio una nuova lista nella pagina accanto (in questo caso quindi su martedì), lasciando un po’ di spazio per eventuali appuntamenti sopra e sotto.

Dopo aver buttato giù tutto passo alla fase due: organizzo per task e priorità.

Ci sono diversi progetti contemporaneamente ma la mia lista non è ordinata? No problem, evidenziatori alla mano e ogni progetto ha un suo colore, successivamente assegno dei numeri ad ogni riga per gestire le priorità in ordine di importanza.

NB: sto parlando del caso più complesso, dei periodi più intensi, non organizzo sempre per priorità, non evidenzio sempre con colori diversi le task, DIPENDE.

Dopo aver fatto la to-do list mi concedo qualche minuto di cazzeggio (facebook o instagram o telefono o cose varie), poi chiudo tutto e inizio a lavorare.

 

Queste sono alcune pagine tipo della mia agenda, le foto sono volutamente sfocate, ma almeno potete rendervi conto a colpo d’occhio della divisione delle varie parti:

 

Bellissimo, ma cosa succede dopo?

Lo so, a fine giornata una to-do list tutta spuntata, finita, completata, non si è mai vista, almeno io non l’ho mai vista.

E allora che si fa? Dipende.

Se lunedì su martedì non ho portato a termine alcune task, cancello tutte quelle fatte con una riga sopra il testo, affinché non mi distraggano, così da rendere quelle aperte visibili a colpo d’occhio e riorganizzo le priorità da affrontare il martedì, SENZA riscrivere la lista (pagine affiancate, mi lascio la pagina di martedì, se lo è, bianca per scriverci altre cose).

E se è martedì su mercoledì? Cacchio devo girare pagina!

Eh si, stesso procedimento: elimino ciò che è stato fatto in modo chiaro e vedo cosa c’è di aperto, giro la pagina, controllo gli appuntamenti e organizzo su mercoledì e giovedì a seconda degli impegni le cose che ho lasciato aperte, aggiungendo eventuali nuove task (che ci saranno sempre).

Quella per le to-do list per me è una delle pratiche che tutti dovremmo prendere come abitudine.

Io le uso per qualsiasi cosa e in qualsiasi momento.

In agenda ho tutte le task che riguardano lavoro, idee creative e impegni personali, ma non è l’unico strumento che utilizzo.

Può capitare che io sia in giro e che mi venga in mente che voglio raggiungere dei risultati particolari (nella vita o nel lavoro); oppure che devo parlare ad una persona di alcune cose; o che devo ricordarmi di portare delle cose in ufficio; oppure leggo una bella frase sul giornale che vorrei ricordare; o mi vedo un libro che vorrei leggere; o mi viene in mente qualcosa che vorrei comprare, ecc, ecc (potrei continuare all’infinito)..

 

E allora che fai? Perdi tutto? No!!

Uso l’unico strumento che non ho mai smesso di usare, la cosa più pratica, veloce e intuitiva, l’applicazione con cui io mi trovo meglio in assoluto: Google Keep.

Per me è fantastica. Praticissima, in due secondi apro una nota, si possono dare titoli, colori, etichette e ordinare, fissare in alto.. possono essere solo testi o elenchi: insomma è perfetta.

Ho gli obiettivi che vorrei raggiungere in tempi brevi, quelli a lungo termine, ho le liste di idee, di cose da leggere, di cose su cui informarsi..

So che per chi non è abituato la cosa può sembrare strana, magari un po’ da fissati o pazzi, ma io credo sia l’esatto opposto.

Questa invece è la mia Dashboard di Google Keep, di oggi. Come sopra: la foto è volutamente sfocata, per ovvie ragioni.

La cosa che va assolutamente riconosciuta alle to-do list è la loro capacità di liberarti la mente.

Per chi ha tante cose da fare, tante task diverse, la gestione della casa, cani, figli e chi più ne ha più ne metta, tenere tutto a mente è impossibile.

È inevitabile dimenticarsi qualcosa, perdere dei pezzi ed è altrettanto inevitabile l’aumento dei livelli di stress e irritabilità che questa cosa provoca. In più si rischia non solo di non fare delle cose, ma anche di essere costantemente in ansia e di fare con poca attenzione anche quello che ci si ricorda.

Senza considerare il fatto che, se non si prendono abitudini come quelle che vi ho raccontato qui, si rischiano di perdere tantissimi stimoli importanti per la nostra vita e per il nostro lavoro.

 

Io per esempio mi salvo anche tutti gli articoli o link o file che vedo per caso mentre sto facendo altro, non interrompo il mio lavoro o il mio momento di divertimento, prendo il link e lo salvo in ‘COSE DA LEGGERE’ o ‘COSE DA GUARDARE’.

E via.

Mi libera la mente, non ho la sensazione di aver perso qualcosa e nemmeno il rimpianto di non aver letto o visto qualcosa che mi interessava. È lì, salvato e pronto per essere ripreso in un momento adatto.

 

Tutto molto bello Chiara, ma così sarai piena di liste, applicazione intasata e quando mai le riguarderai mai quelle cose?

In realtà anche questa è solo una questione di abitudine.

Periodicamente, mensilmente nei periodi più intensi e con più frequenza quando sono più tranquilla, apro Keep dal computer, leggo le note, aggiorno ciò che nel frattempo ho già visto/fatto/comprato/detto, cancello note che non servono più, faccio pulizia. Poi riordino per importanza e decido cosa riprendere in mano subito e cosa rimandare al prossimo update.

Easy! Isn’t it?!

Personalmente vi consiglio di provare, insistere e imporvi di trovare il vostro metodo per gestire le cose che dovete fare.

Preferite i post-it?

Volete usare solo in cellulare?

Volete inserire tutto a calendario?

Fatelo, ma fatelo con costanza, impegnatevi tutti i giorni per controllare l’avanzamento delle cose e fate diventare quello strumento un vostro alleato quotidiano.

 

L’unica cosa che vi sconsiglio è di usare sempre foglietti. I foglietti presi a caso al momento vanno benissimo per appuntarsi qualcosa al volo, ma non per organizzarsi. Intendo i fogli singoli, A4 rubati alla stampante o fogli di ogni genere, non post-it.

I post-it li attaccate al muro, al computer, all’armadio, alla libreria, a qualsiasi cosa (anche in agenda quando non c’è più spazio ;)) – ma i fogli li usate oggi, domani forse ma dopodomani li avete già persi, o rovinati, e per potervi organizzare dovete trovare un sistema che vi consenta di essere ordinati.

 

Ecco, credo di avervi detto tutto su questo argomento, scusate l’articolo lunghissimo non credevo di aver così tante cosa da scrivere, ma spero possiate trovare degli spunti interessanti.

Ma soprattutto, come siete organizzati voi?

Utilizzate un sistema simile al mio o fate tutt’altro? Oppure fate parte di quelle persone (per me alieni!) che tengono tutto a mente?

Fatemelo sapere, scrivetemi nei commenti o su Instagram!