Gestione del Tempo: la tecnica del pomodoro

‘Ma come fai a fare tutto?’

‘Ma quante cose fai?’

Ti mancava un’altra cosa da fare!’

Tutte frasi che mi sento ripetere da non so esattamente quanti anni.

Capita anche voi?

Ancora non ho capito se la mia è una dote, un talento o se le persone che me lo chiedono esagerano, sta di fatto che in questi anni ho cercato di migliorare le mie skills organizzative, soprattutto per gli svariati impegni a cui mi sono sottoposta.

Ho scelto università, corsi professionalizzanti, attività in proprio e il mio lavoro da freelance. Sommateci casa, sport e le belvette (per chi non lo sapesse, ho due cani) e otterrete un gran caos. O per meglio dire, il mio personalissimo ordine.

Questo articolo inaugura la nuova serie di post di cui vi ho tanto parlato su Instagram (qui il mio profilo @chiara.simionato), una nuova rubrica in cui parleremo di Time Management, Problem Solving e Crescita Personale, tematiche che negli ultimi anni ho e sto continuando a eviscerare e studiare per me stessa, perché diciamocelo: trovare il nostro posto nel mondo non è mica facile.

Le cose che vi racconto qui non sono frutto di un mio particolare ingegno. Si tratta di una tecnica abbastanza basilare, una delle prime che normalmente si cercano di trasmettere, che ho studiato e sperimentato nel corso degli anni, a cui ho applicato i miei ragionamenti logici e il mio modo di organizzare il tempo.

L’esperienza mi ha portata non solo a saper gestire lo stress e i sovraccarichi di lavoro con notevole forza (oh, diamo a Cesare quel che è di Cesare, come si suol dire) ma anche a riconoscere le vere priorità e ad infilare le attività una dietro l’altra in modo consequenziale e logico.

Sono una persona che per lavoro e per diversi impegni familiari si sposta spesso, quindi devo saper organizzare famiglia, appuntamenti di lavoro e i miei impegni personali in base a dove mi trovo, che non è sempre così scontato, anzi forse questa è stata una delle migliori palestre degli ultimi anni.

Dunque, bando alle ciance.

Vediamo alcune tecniche che potreste sfruttare per iniziare a gestire meglio il vostro tempo.

La prima tecnica che vi suggerisco di provare, se non l’avete mai fatto, è la tecnica del pomodoro.

Su le mani in quanti di voi la conoscono?!

La tecnica del pomodoro nasce negli anni ottanta grazie a Francesco Cirillo, una persona sovraccarica di studio e lavoro che cerca un modo per migliorare la sua produttività.
Prende il nome dal classico timer analogico da cucina, che sicuramente tutti noi abbiamo in mente, a forma di pomodoro.

La tecnica del pomodoro è molto semplice in realtà:

  • fate la vostra to-do list del giorno (avete letto il mio articolo sulle to-do list? Se non l’avete fatto, rimediate subito e scoprite come le utilizzo giornalmente e quali strumenti uso!)
  • dopo aver fatto la lista e assegnato le priorità iniziate a lavorare dedicando in modo intensivo ad ogni attività 25 minuti, cioè 1 pomodoro:
    • sono 25 minuti senza facebook
    • sono 25 minuti senza email (a meno che quella non sia la vostra task)
    • sono 25 minuti senza whatsapp/telefono/instagram/..
  • quando il timer suona alzatevi, interrompete FISICAMENTE quello che state facendo e fate una pausa di 5 minuti
  • dopo la pausa riprendete a lavorare per altri 25 minuti, sulla stessa task se vi serve, sulla successiva se l’avete terminata
  • ogni 4 pomodori fate una pausa più lunga, tra i 15 e i 30 minuti.

Semplice no?

A questo procedimento vi consiglio anche di aggiungere un passaggio importante per migliorare la vostra capacità di pianificare il lavoro e la giornata. È un suggerimento che ho trovato e accolto in uno degli articoli di Efficacemente.

Quando fate la vostra to-do list assegnate ad ogni task un numero di pomodori che secondo voi sono necessari per finire quel lavoro. Mano, mano che la giornata va avanti, aggiornate quelle prime assegnazioni con il tempo reale che impiegate per le diverse attività. Questa operazione, semplice e apparentemente inutile, vi consentirà di comprendere quanto tempo realmente impiegate per le varie cose che avete da fare, e nel tempo migliorerà moltissimo la vostra capacità di organizzarvi.

Per far si che questa tecnica sia efficace però dovete fare attenzione ad alcune cose.

Prima di tutto non prolungate le attività! Anche se state lavorando bene, se vi sentite carichi e se sareste portati a dire ‘ancora 5 minuti..’ non fatelo.

È importante interrompere l’attività rispettando le pause imposte, per diverse ragioni:

  •  inconsciamente è come se questo metodo vi regalasse disciplina. Si fa così, punto. E se imparate ad adeguarvi svilupperete anche un certo senso di rispetto del dovere e di disciplina in più;
  • fermarsi durante un attività lavorativa quando la state facendo bene e vi sentite produttivi è un buon metodo per ricaricare quella positività prima che finisca. Anziché aspettare che quella carica e quella sensazione di ‘va tutto bene’ finisca, interromperla vi consentirà di ricaricarla;
  • le pause servono a voi, cercate di utilizzarle al meglio.

 

Prima vi ho scritto di interrompere fisicamente l’attività.

Per me questa è una delle chiavi fondamentali. Se sto lavorando alla scrivania, qualsiasi cosa io stia facendo, in quelle pause mi alzo.

Le sfrutto per fare altre cose, non di lavoro, ma che comunque servono e mi aiutano a distrarmi e lasciar andare la mente e il subconscio a lavorare per me. Il classico è fare la lavatrice, oppure altri lavoretti di casa semplici e veloci.

Nelle pause più lunghe potreste inserirci una passeggiata, un caffè con i colleghi se lavorate in ufficio, anche uscire dal luogo di lavoro è una buona tecnica per rinfrescare la testa e fare una vera pausa. Vi sconsiglio di utilizzare le pause brevi per Facebook/Instagram/Whatsapp ecc, specialmente se lavorate a computer. Passare da un device all’altro non vi darà la sensazione di staccare davvero e rischiate solo di affaticare la vostra mente e danneggiare la vostra produttività.

Se fate fatica ad evitare i social e le risposte su Whatsapp vi suggerisco invece di inserire nella vostra to-do list una task dedicata all’aggiornamento social e alle risposte ai messaggi e assegnatele 1 pomodoro, sapete che avete 25 minuti concentrati in cui risponderete a tutti e farete tutto ciò che serve. Io ad esempio il telefono lo tengo in un’altra stanza, oppure sulla libreria alle mie spalle, proprio per non vederlo. Lascio la suoneria solamente alle chiamate, e decido se rispondere in base a chi chiama. Anche qui: il consiglio è di chiedere se ci si può risentire più tardi, per evitare le distrazioni e tenere alta la concentrazione in quei 25 minuti intensi.

Questi argomenti mi stanno molto a cuore ma a mio parere, in tutti gli articoli che ho letto e anche in molti dei libri sul tema time management, manca una considerazione importantissima.
Parallelamente alle skills organizzative dovete coltivare anche quelle di crescita personale e imparare a conoscere voi stessi.

Il time management non deve diventare una gabbia in cui auto-intrappolarsi, ma deve essere una tecnica utilizzata a nostro vantaggio.

Troppo spesso leggo o sento persone lamentarsi di quanto sia complicato ogni giorno lavorare ‘a pomodori’, oppure mi capita di sentirne altre convinte che il loro sistema di pomodori, to-do list, meditazione, doccia fredda, routine ripetitiva, orari da rispettare quotidianamente (e guai a variarli!), sia la manna dal cielo, quel qualcosa che gli ha risolto la vita.

 

Bene, io non sono di questa scuola di pensiero.

Se avete bisogno di quel tipo di gabbia, non sono la persona giusta a cui chiedere suggerimenti e consigli.

Io credo che le tecniche di organizzazione del tempo e gestione della produttività siano da utilizzare per sentirci più liberi e leggeri.

Non credo nella monotonia e nella routine, credo che delle buone abitudini aiutino e servano a tutti, ma che non necessariamente debbano essere incastonate in precisi schemi giornalieri e non sono una di quelle persone che organizza la sua giornata al minuto.

Non so se questo mio modo di vedere le cose sia giusto o sbagliato, ma per me è così.

Io amo organizzare le giornate, il mio lavoro e le mie task e riuscire ad essere sempre più produttiva, ma negli anni ho imparato anche a concedermi il mio spazio e a conoscere i miei limiti.

Le mie riflessioni:

  • se un’attività non vi riesce, se oggi mannaggia proprio non ho la testa, non riesco a scrivere, non riesco a fare niente, non ho concentrazione. Bene: smettete di fare quella cosa, fatene un’altra completamente diversa (io spesso interrompo per un po’ di Yoga, una passeggiata con i cani o, se sono in ufficio, esco per un caffè, un po’ d’acqua o chiedo un confronto ad un collega su un tema completamente diverso da ciò che sto facendo. Il succo è non impuntarsi e imparare a riconoscere i momenti no per sfruttare quel tempo facendo altro anziché sprecarlo.
  • imparate, con il tempo, a capire che le vere urgenze sono poche. Dovete riuscire a gestire l’ansia e dare la giusta importanza al vostro lavoro.
  • staccate completamente la spina ad orari umani. Se ne avete la possibilità non lavorate oltre le 18/19, dedicate la serata ad attività sportive o ludiche che siano esterne al lavoro. Gli straordinari affaticano e non vi rendono automaticamente più performanti.

Attenzione: questo non vuol dire che non lavorerete mai di notte. Ci sono periodi in cui bisogna immergersi, e si lavora più del solito. La cosa importante in questi momenti è non perdere di vista voi stessi. Dormire è necessario e alternare il lavoro ad altre attività vi renderà più performanti, compreso questo potete affrontare anche periodi intensi, concedendovi poi uno stacco per un giorno o due.

In Italia siamo convinti che più lavoriamo e più mostriamo di aver lavorato più siamo importanti, bravi e riconosciuti socialmente, mentre nel resto del mondo le aziende riducono l’orario di lavoro a 6 ore e aumentano la produttività. La nostra società e il mondo in cui siamo cresciuti ci hanno inseriti all’interno di questo modo di pensare sbagliato su quanto sia un riconoscimento sociale lavorare 12-13 ore al giorno, niente di più sbagliato! Dobbiamo lavorare per cambiare questa visione delle cose e imparare a capire che se riusciamo a essere più produttivi in 6-8 ore viviamo meglio, e di vita, lo sappiamo, ne abbiamo una.

Imparare a conoscere voi stessi è fondamentale per governare le tecniche di organizzazione del tempo senza che vi sovrastino o che diventino delle gabbie.

Voi cosa ne pensate?

Avete mai provato ad utilizzare la tecnica del pomodoro? Se si, con che risultati?

Parliamone assieme, scrivetemi qui o in direct sul mio profilo instagram e confrontiamoci!

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TO-DO LIST: consigli e strumenti utili

Oggi parliamo di produttività e delle famosissime to-do list.

È da un po’ di tempo che sul mio profilo instagram (@chiara.simionato) mi chiedete consigli sulla questione, dato che più volte ne ho parlato nelle mie Stories. Ora vi dirò come mi organizzo io, gli strumenti che uso e a cosa servono davvero queste liste secondo me!

 

Piccola premessa: per to-do list intendiamo la lista delle cose che una persona deve fare, nel giorno, nella settimana, nel mese […]

 

To-do list: come sono organizzata

Normalmente le mie to-do list sono giornaliere.

Se riesco le faccio la sera, o comunque prima di ‘smettere di lavorare’ e organizzo il giorno seguente.

Lo scorso anno avevo un quaderno, tipo Moleskin per capirci, che usavo per appunti vari, che nel tempo era diventato esclusivamente di to-do list. Mi ci trovavo molto bene, ma quest’anno ho affinato la tecnica e mi sono organizzata in modo leggermente diverso, seppur banale: uso la mia agenda.

Ho acquistato una delle agende di Mr Worderful (che amo, sono una cancelleria-lover, comprerei miliardi di quaderni, agende, planner, planner da scrivania, penne….), l’ho scelta giornaliera, proprio per avere spazio a sufficienza per scrivere sia impegni di vario genere che le mie liste.

Di seguito vi racconto  come la uso io, ma tenete presente che dovete trovare il vostro metodo, perché non c’è un sistema universale e soprattutto dovete tenere duro per un po’, finché non diventa un’abitudine.

Prima di tutto chiariamo una cosa: la mia agenda è sia per Lavoro che per impegni Personali, non uso due sistemi diversi.

Secondo chiarimento doveroso: sì, uso anche i calendari del telefono. Mi segno sul telefono tutti gli appuntamenti fissati (medico, incontri, corsi, riunioni ecc), per potermi mettere un reminder e avere comunque un overview veloce sempre a disposizione. E altro sì, uso i calendari condivisi: con il team per il lavoro, con la mia Dolce Metà per gli appuntamenti di Casa – e in aggiunta ho i miei personali, nei periodi particolarmente intensi ne ho diversi e suddivisi per task – progetto (per gestire dead line senza perdere il filo).

Detto questo, il telefono per me non è uno strumento sufficiente per il lavoro, ho bisogno di segnarmi le cose a mano, potendo scrivere di più, e concedendomi la soddisfazione di depennare man mano.

 

Quindi, torniamo alla mia agenda.

 

Normalmente nella parte alta della pagina del giorno segno gli appuntamenti di lavoro, in basso segno quelli personali.

Nel mezzo inserisco le to-do list, ma non c’è mai una regola fissa, dipende sempre da cosa devo fare e da cosa mi viene in mente.

Incrocio anche diverse liste, non scrivo solo quello che devo fare ma, se mi vengono delle idee, ad esempio dei titoli per articoli del blog, o idee per un progetto che sto seguendo, le segno tutte a mo’ di elenco, ma tengo tutto debitamente separato.

Detta così sembra un caos, ed è per questo che vi ho detto dal principio che dovete trovare il vostro metodo, perché questo è il mio caos, ed è tutto perfettamente chiaro, per me.

Ipotizziamo che sia lunedì e che io non abbia fatto la to-do list domenica o sabato.

Solitamente quando mi metto al computer ho già una montagna di cose che frullano in testa: stooop!

Prima di incasinarmi e di concludere poco niente mi fermo, respiro, prendo l’agenda e con ordine butto giù TUTTO quello che mi viene in mente.

Se contemporaneamente mi vengono flash di cose diverse ( ‘oddio devo fare questo-questo-equestaltro – entro oggi per il commercialista’ – tipico ) inizio una nuova lista nella pagina accanto (in questo caso quindi su martedì), lasciando un po’ di spazio per eventuali appuntamenti sopra e sotto.

Dopo aver buttato giù tutto passo alla fase due: organizzo per task e priorità.

Ci sono diversi progetti contemporaneamente ma la mia lista non è ordinata? No problem, evidenziatori alla mano e ogni progetto ha un suo colore, successivamente assegno dei numeri ad ogni riga per gestire le priorità in ordine di importanza.

NB: sto parlando del caso più complesso, dei periodi più intensi, non organizzo sempre per priorità, non evidenzio sempre con colori diversi le task, DIPENDE.

Dopo aver fatto la to-do list mi concedo qualche minuto di cazzeggio (facebook o instagram o telefono o cose varie), poi chiudo tutto e inizio a lavorare.

 

Queste sono alcune pagine tipo della mia agenda, le foto sono volutamente sfocate, ma almeno potete rendervi conto a colpo d’occhio della divisione delle varie parti:

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Bellissimo, ma cosa succede dopo?

Lo so, a fine giornata una to-do list tutta spuntata, finita, completata, non si è mai vista, almeno io non l’ho mai vista.

E allora che si fa? Dipende.

Se lunedì su martedì non ho portato a termine alcune task, cancello tutte quelle fatte con una riga sopra il testo, affinché non mi distraggano, così da rendere quelle aperte visibili a colpo d’occhio e riorganizzo le priorità da affrontare il martedì, SENZA riscrivere la lista (pagine affiancate, mi lascio la pagina di martedì, se lo è, bianca per scriverci altre cose).

E se è martedì su mercoledì? Cacchio devo girare pagina!

Eh si, stesso procedimento: elimino ciò che è stato fatto in modo chiaro e vedo cosa c’è di aperto, giro la pagina, controllo gli appuntamenti e organizzo su mercoledì e giovedì a seconda degli impegni le cose che ho lasciato aperte, aggiungendo eventuali nuove task (che ci saranno sempre).

Quella per le to-do list per me è una delle pratiche che tutti dovremmo prendere come abitudine.

Io le uso per qualsiasi cosa e in qualsiasi momento.

In agenda ho tutte le task che riguardano lavoro, idee creative e impegni personali, ma non è l’unico strumento che utilizzo.

Può capitare che io sia in giro e che mi venga in mente che voglio raggiungere dei risultati particolari (nella vita o nel lavoro); oppure che devo parlare ad una persona di alcune cose; o che devo ricordarmi di portare delle cose in ufficio; oppure leggo una bella frase sul giornale che vorrei ricordare; o mi vedo un libro che vorrei leggere; o mi viene in mente qualcosa che vorrei comprare, ecc, ecc (potrei continuare all’infinito)..

 

E allora che fai? Perdi tutto? No!!

Uso l’unico strumento che non ho mai smesso di usare, la cosa più pratica, veloce e intuitiva, l’applicazione con cui io mi trovo meglio in assoluto: Google Keep.

Per me è fantastica. Praticissima, in due secondi apro una nota, si possono dare titoli, colori, etichette e ordinare, fissare in alto.. possono essere solo testi o elenchi: insomma è perfetta.

Ho gli obiettivi che vorrei raggiungere in tempi brevi, quelli a lungo termine, ho le liste di idee, di cose da leggere, di cose su cui informarsi..

So che per chi non è abituato la cosa può sembrare strana, magari un po’ da fissati o pazzi, ma io credo sia l’esatto opposto.

Questa invece è la mia Dashboard di Google Keep, di oggi. Come sopra: la foto è volutamente sfocata, per ovvie ragioni.

La cosa che va assolutamente riconosciuta alle to-do list è la loro capacità di liberarti la mente.

Per chi ha tante cose da fare, tante task diverse, la gestione della casa, cani, figli e chi più ne ha più ne metta, tenere tutto a mente è impossibile.

È inevitabile dimenticarsi qualcosa, perdere dei pezzi ed è altrettanto inevitabile l’aumento dei livelli di stress e irritabilità che questa cosa provoca. In più si rischia non solo di non fare delle cose, ma anche di essere costantemente in ansia e di fare con poca attenzione anche quello che ci si ricorda.

Senza considerare il fatto che, se non si prendono abitudini come quelle che vi ho raccontato qui, si rischiano di perdere tantissimi stimoli importanti per la nostra vita e per il nostro lavoro.

 

Io per esempio mi salvo anche tutti gli articoli o link o file che vedo per caso mentre sto facendo altro, non interrompo il mio lavoro o il mio momento di divertimento, prendo il link e lo salvo in ‘COSE DA LEGGERE’ o ‘COSE DA GUARDARE’.

E via.

Mi libera la mente, non ho la sensazione di aver perso qualcosa e nemmeno il rimpianto di non aver letto o visto qualcosa che mi interessava. È lì, salvato e pronto per essere ripreso in un momento adatto.

 

Tutto molto bello Chiara, ma così sarai piena di liste, applicazione intasata e quando mai le riguarderai mai quelle cose?

In realtà anche questa è solo una questione di abitudine.

Periodicamente, mensilmente nei periodi più intensi e con più frequenza quando sono più tranquilla, apro Keep dal computer, leggo le note, aggiorno ciò che nel frattempo ho già visto/fatto/comprato/detto, cancello note che non servono più, faccio pulizia. Poi riordino per importanza e decido cosa riprendere in mano subito e cosa rimandare al prossimo update.

Easy! Isn’t it?!

Personalmente vi consiglio di provare, insistere e imporvi di trovare il vostro metodo per gestire le cose che dovete fare.

Preferite i post-it?

Volete usare solo in cellulare?

Volete inserire tutto a calendario?

Fatelo, ma fatelo con costanza, impegnatevi tutti i giorni per controllare l’avanzamento delle cose e fate diventare quello strumento un vostro alleato quotidiano.

 

L’unica cosa che vi sconsiglio è di usare sempre foglietti. I foglietti presi a caso al momento vanno benissimo per appuntarsi qualcosa al volo, ma non per organizzarsi. Intendo i fogli singoli, A4 rubati alla stampante o fogli di ogni genere, non post-it.

I post-it li attaccate al muro, al computer, all’armadio, alla libreria, a qualsiasi cosa (anche in agenda quando non c’è più spazio ;)) – ma i fogli li usate oggi, domani forse ma dopodomani li avete già persi, o rovinati, e per potervi organizzare dovete trovare un sistema che vi consenta di essere ordinati.

 

Ecco, credo di avervi detto tutto su questo argomento, scusate l’articolo lunghissimo non credevo di aver così tante cosa da scrivere, ma spero possiate trovare degli spunti interessanti.

Ma soprattutto, come siete organizzati voi?

Utilizzate un sistema simile al mio o fate tutt’altro? Oppure fate parte di quelle persone (per me alieni!) che tengono tutto a mente?

Fatemelo sapere, scrivetemi nei commenti o su Instagram!